Mendeskripsikan Peran Sekretaris dalam Human Relation

A. Pengertian Human Relation
             Interaksi antara manusia melalui kontak hubungan dengan sesamanya dan dalam kontak hubungan
     tersebut, kedua belah pihak saling berusaha untuk memperoleh kepuasan, karena pesan yang disampaikan
     merupakan pesan yang bermakna sama.

B. Prinsip-prinsip Berbicara Efektif

• Memancing miinat pendengar dengan cara memberikan motivasi.
• Mencari perhatian dari para pendengar dengan cara memancing persoalan, bercerita sesuatu yang aneh atau humor yang sehat.
• Perlu menyertakan keindahan dengan memberikan selingan gambaran.
• Memberi pengertian kaarena hal-hal yang mudah dimengerti, mudah dihafalkan, dan diingat kembali.
• Memberi penekanan ulang karena hal-hal yang diulang akan lebih meresap dalam pikiran.

C Teknik-teknik Berbicara

• Mempercayai diri-sendiri  sebelum memulai pembicaraan.
• Menetapkan tujuan pembicaraan dengan seksama.
• Menguasai bahan pembicaraan.
• Menyajikan bahan secara menarik.
• Menggambarkan ide, pikiran-pikiran hendaklah dalam bentuk tujuan dan tidak tumpang tindih.
• Menyesuaikan diri dengan pendengar.
• Menggunakan ekspresi, motivasi, dan arkulasi pembicaraan.

D. Gaya-gaya Bicara

• Cara berpakaian : harus rapi, bersih, tidak mencolok.
• Suara jelas.
• Raut muka dan gerakan tangan.
• Pandangan mata harus ke depan, tidak menunduk ke bawah.
• Sikap badan dalam berdiri.
• Penampilan.
• Tulisan.
• Hindari gaya tiks, seperti : anu, eee.., ehm, hem, dan lain-lain.

E. Teknik-teknik Bernegosiasi

• Membuat persiapan.
• Jangan berfokus pada pembicaraan diri-sendiri.
• Menjadi asertif.
• Hubungan interpersonal yang positif.
• Komunikasi.

Mendeskripsikan Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan Kantor

A. Pimpinan Sekretaris Kantor

           Seorang pribadi yang mempunyai kekuasaan tertinggi di dalam kantor, ia memiliki kecakapan dan     kelebihan dibandingkan orang orang lain di dalam kantor tersebut, sehingga ia mampu mempengaruhi anak buahnya untuk bersama-sama melakukan aktivitas-aktivitas tertentu demi pencapaian suatu tujuan.

B. Pengertian Pimpinan Sekretaris Kantor

            Seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, diangkat dan digaji oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan

C. Tugas-tugas Sekretaris Pimpinan Kantor

1. Mengonsep surat
2. Menggandakan warkat
3. Mengatur pengantaran surat
4. Memproses surat  masuk dan surat keluar
5. Menyusun, menyimpan dan memelihara arsip
6. Mengatur pertemuan
7. Menyiapkan bahan laporan
8. Melayani peminjaman surat
9. Menyusun jadwal kerja pimpinan

Pengertian manajemen perkantoran

a. Menurut Edwin Robinson manajemen perkantoran yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengendalian atau pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.

b.  Menurut George Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian atau pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditentukan.

      Pengertian tersebut memberi kejelasan bahwa dalam suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas dalam organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang ada, ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran.

c. Jadi, manajemen perkantoran adalah lebih difokuskan pada penyelenggaraan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian atau pengawasan kegiatan kantor, bukan organisasi secara keseluruhan.

Peran atau tugas – tugas sekretaris

Sejauh mana beban tugas sekretaris secara formal tergantung pada job atau wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari – hari pekerjaan tersebut akan berkembang dan banyak hal – hal yang saling terkait. Seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan, baik teknis maupun non teknis. Misalnya : seorang sekretaris membuat surat, dan untuk dapat menyusun konsep surat yang baik seorang sekretaris harus tahu juga tentang penyusunan bahasa yang baik, surat yang baik itu bagaimana, kertas yang baik untuk menulis surat, serta pengetahuan dan cara mengoperasikan mesin ketik atau komputer. 

Adapun tugas – tugas sekretaris dapat dikelompokkan dalam empat kegiatan, antara lain :

a. Tugas rutin yaitu tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus.

Contohnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan, dan menerima telepon.

b. Tugas khusus yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya.

Contohnya : membuat perjanjian, mengirim faximile.

c.     Tugas yang bersifat kreatif yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal – hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang menunjang atau mendukung kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.

Ciri – ciri orang yang kreatif, yaitu : kelincahan mental, fleksibilitas konseptual, lebih suka hal – hal yang sifatnya kompleks daripada simpel, dan cakap dalam banyak hal. Untuk menjadi kreatif maka perlu membangun kompetensi – kompetensi yang diperlukan, meliputi : intellectual capital, social capital, dan spiritual capital. Ketiga kompetensi tersebut dalam implementasinya diwujudkan dengan belajar, berteman, dan beramal. Kemampuan intelektual akan terbentuk melalui proses pendidikan formal dan non formal disertai dengan kemampuan serta kemauan untuk belajar, mambaca, mencari tahu, dan melakukan analisis. Kemampuan sosial menyangkut kemampuan melalukan relasi, menjaga identitas, performance, kemampuan komunikasi, melakukan sosialisasi dalam pergaulan, dan melakukan orientasi serta integrasi di lingkungan di manapun ia berada. Social capital dalam pengembangan karir memberikan kontribusi yang utama. Kemampuan spiritual menyangkut ketahanan mental spiritual yang dibentuk melalui pendidikan mental kepribadian budi pekerti dan agama.

d.   Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yaitu tugas yang berhubungan dengan manusia, yang didalamnya meliputi : tugas rutin, khusus, maupun tugas kreatif.

Contohnya :

· Dengan dunia luar, berarti dari pihak – pihak luar kantor. Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasannya dan menjadi satu – satunya contact person yang ingin dihubungi oleh orang dengan perusahaan atau atasan. Terkadang berhubungan dengan luar menyangkut hubungan yang rutin, tetapi dapat pula hubungan tersebut berdampak pada pengembangan organisasi dan sebaliknya. 

Kegiatan – kegiatan tersebut meliputi

1. Bertelepon.
    Cara menelpon sangat bervariasi dan berkembang dengan bertambahnya jam terbang. Teknik dan tata cara bertelepon pun memberikan imajinasi atau gambaran kepribadian yang bertelepon bakhan kepribadian atasan atau gaya organisasi perusahaan yang dijalankan. Sekretaris yang baik akan berusaha menampilkan sikap yang menyenangkan dan tidak terburu – buru dalam berbicara di telepon.

  Etika umum dalam bertelepon, antara lain :

a.    Angkatlah pesawat segera setelah telepon berdering, jangan lebih dari tiga kali.

b.  Ucapkan salam (selamat siang, malam, atau pagi), dan sampaikan identitas diri (nama       bagian atau perusahaan), serta hindarkan kata hallo.

c.  Berbicaralah dengan nada atau intonasi yang baik, serta volume suara yang tidak terlalu keras (mempesona).

d.  Apabila salah sambung, berlakulah sopan dan tunjukkan yang benar apabila mengetahui alamat atau nomor pesawat yang dituju.

e.  Jangan meletakkan pesawat telepon sebelum orang yang bertelepon meletakkan pesawat telepon terlebih dahulu.

 2.  Reception.

     Prinsip dasar dalam menjalankan tugas sebagai reception adalah menghormati setiap tamu yanga datang di kantor dan sikap menolong. Menanyakan dan mencatat nama perusahaan serta tujuan kedatangan. Sementara orang berpendapat bahwa biasanya reputasi perusahaan tumbuh bersama dengan bagaimana para pegawainya melayani para tamunya. Sebagai receptionis, baik itu dilakukan oleh sekretaris maupun satpam (bagian depan) harus sensitif, yaitu harus pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaannya. Di samping itu juga harus sopan dan penuh pertimbangan (mengerti kebutuhan tamu). Jangan lupa tunjukkan sikap baik dan bersahabat saat bertemu dengan kenalan baru.

 3. Korespondensi. 
     Surat – menyurat dari atau ke atasan merupakan tanggung jawab seorang sekretaris. Ada surat yang harus ditulis secara khas sesuai dengan kepribadian atasan dan ada surat yang yang merupakan hasil korespondensi yang berkepanjangan, sehingga perlu ditelusuri riwayatnya atau sekedar balasan surat dari yang diterima sebelumnya. Sekretaris dituntut mampu menyusunnya dengan akurat dan berkualitas. Faktor terpenting dalam surat, di samping penggunaan bentuk surat, jenis kertas atau sampul adalah pemakaian kata dan penyusunnya yang member kejelasan pada penerima surat, di smaping itu surat harus dibuat sebagai alat penyampaian pesan yang berkepribadian.

 4. Reservation.

Bagian lain tugas sekretaris adalah mengatur perjalanan, makan siang atau malam, hotel, rapat, pembawa acara, dan sebagainya. Tugas tersebut harus siap dilakukannya setiap saat bahkan pada detik – detik terakhir karena selalu ada kemungkinan yang tidak terduga, seperti : tamu yang datang dengan tiba – tiba, gagal memenuhi janji, dan rapat mendadak.

 5.  Layanan kilat.
     Layanan untuk surat atau paket merupakan bagian urusan sekretaris. Hal tersebut menjadikan sekretaris harus berhubungan dengan para kurir.

·             Tugas di dalam organisasi yang paling utama adalah hubungan sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Bagaimana membuat pekerjaan sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi yang penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer yaitu mengambil alih tugas – tugas kecil menanggulangi interupsi, sehingga atasan dapat berprestasi maksimal. Kegiatan sekretaris dalam organisasi, antara lain :

1. Kalender atasan.

Sekretaris harus bisa membuat jadwal kerja atasan yang mudah dibaca. Ada kalanya sekretaris mengingatkan acara atasan bilamana perlu. Monitor terhadap kalender atasan dapat membantunya dalam penggunaan waktu yang paling maksimal.

2. Dictation (dekte).
   Kemampuan sekretaris dalam menulis cepat (stenografi) sangat penting bagi tugas dictaction, sekalipun proses dekte dapat ditangani dengan peralatan yang canggih.
3. Memproses persiapan perjalanan pimpinan 
   Sekretaris harus mempersiapkan keperluan – keperluan perjalanan dinas pimpinan. Dia harus mengetahui masalah – masalah yang akan diselesaikan atau perundingan dengan para pejabat atau instansi yang dituju. Untuk itu, sekretaris harus mempersiapkan warkat – warkat, peraturan, ataupun berkas – berkas lain yang diperlukan, yang berhubungan dengan masalah yang akan diselesaikan melalui perjalanan dians tersebut. Berkaitan dengan tugas tersebut, beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain : mengurus pembelian tiket, mengurus  pengantaran  ke stasiun atau air port, pemesanan  hotel, mengurus pembiayaan perjalanan, dan lain – lain.

4.  Penampilan kantor.
   Penampilan umum kantor dan atasan adalah ikatan yang menggambarkan bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya. Kantor yang berantakan mencerminkan pelayanan yang senada. Sekretaris berkewajiban untuk mengembangkan tempat kerja yang rapi, efisien, aktif tapi terkendali, serta memberi sentuhan – sentuhan pribadi, sehingga tamu merasa diperlakukan secara personal.

5.  Pekerjaan rutin. 
    Faktor kritis dalam kantor adalah menyelesaikan pekerjaan pada waktunya. Hal ini menuntut perencanaan, penjadwalan, dan pengawasan jadwal yang baik. Sekretaris perlu memperhatikan kegiatan atasan dengan seksama agar efisiensi dan efektivitas tetap terjaga

6. Membuat laporan
    Adakalanya pekerjaan sekretaris berkaitan dengan riset. Dari riset kemudian ia harus membuat rekomendasi atau laporan untuk bisa dibaca atau disetujui untuk tindakan –tindakan tertentu. Pembuatan laporan tidak terbatas pada riset saja, tetapi juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, laporan produksi, dan lain – lain.

7. Rapat (meeting).
    Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat mulai dari persiapan, pembuatan undangan, pengaturan fisik rapat, persiapan agenda dan laporan. Sekretaris juga perlu tahu bagaimana mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat atau pertemuan lainnya.

8. Pengarsipan.
   File (arsip) biasanya berbentuk salinan atau asli dari surat masuk, keluar, memo, yang isinya meliputi : catatan yang hidup mengenai hubungan – hubungan, perjanjian – perjanjian dengan pihak lain. Agar mempunyai kekuatan hukum dan nilai guna, maka harus mengusahakan sistem filling, sehingga setiap data dapat ditemukan dalam waktu relatif singkat.

Agar tugas – tugas dapat diselesaikan dengan baik, maka sekretaris harus menyatakan kesediaan dan menunjukkan rasa gembira untuk melakukan penugasan tersebut. Banyak tugas kesekretarisan yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai.

Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris menurut Prayudi Atmosudirjo adalah “Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu Secretum yang berati rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan Secretarium atau Secretarius. Dalam bahasa Inggris disebut Secretary“ (1982:3).

Seorang Sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. Dalam perkembangannya pengertian sekretaris lebih luas lagi disini akan dikemukan pengertian Sekretaris. Menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Waworuntu memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “ (1988:58).

Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinannya dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan kantor serta mengatur pekerjaan rutin di kantor.