Mendeskripsikan Peran Sekretaris dalam Human Relation

A. Pengertian Human Relation
             Interaksi antara manusia melalui kontak hubungan dengan sesamanya dan dalam kontak hubungan
     tersebut, kedua belah pihak saling berusaha untuk memperoleh kepuasan, karena pesan yang disampaikan
     merupakan pesan yang bermakna sama.

B. Prinsip-prinsip Berbicara Efektif

• Memancing miinat pendengar dengan cara memberikan motivasi.
• Mencari perhatian dari para pendengar dengan cara memancing persoalan, bercerita sesuatu yang aneh atau humor yang sehat.
• Perlu menyertakan keindahan dengan memberikan selingan gambaran.
• Memberi pengertian kaarena hal-hal yang mudah dimengerti, mudah dihafalkan, dan diingat kembali.
• Memberi penekanan ulang karena hal-hal yang diulang akan lebih meresap dalam pikiran.

C Teknik-teknik Berbicara

• Mempercayai diri-sendiri  sebelum memulai pembicaraan.
• Menetapkan tujuan pembicaraan dengan seksama.
• Menguasai bahan pembicaraan.
• Menyajikan bahan secara menarik.
• Menggambarkan ide, pikiran-pikiran hendaklah dalam bentuk tujuan dan tidak tumpang tindih.
• Menyesuaikan diri dengan pendengar.
• Menggunakan ekspresi, motivasi, dan arkulasi pembicaraan.

D. Gaya-gaya Bicara

• Cara berpakaian : harus rapi, bersih, tidak mencolok.
• Suara jelas.
• Raut muka dan gerakan tangan.
• Pandangan mata harus ke depan, tidak menunduk ke bawah.
• Sikap badan dalam berdiri.
• Penampilan.
• Tulisan.
• Hindari gaya tiks, seperti : anu, eee.., ehm, hem, dan lain-lain.

E. Teknik-teknik Bernegosiasi

• Membuat persiapan.
• Jangan berfokus pada pembicaraan diri-sendiri.
• Menjadi asertif.
• Hubungan interpersonal yang positif.
• Komunikasi.

Mendeskripsikan Tugas-Tugas Sekretaris Pimpinan Kantor

A. Pimpinan Sekretaris Kantor

           Seorang pribadi yang mempunyai kekuasaan tertinggi di dalam kantor, ia memiliki kecakapan dan     kelebihan dibandingkan orang orang lain di dalam kantor tersebut, sehingga ia mampu mempengaruhi anak buahnya untuk bersama-sama melakukan aktivitas-aktivitas tertentu demi pencapaian suatu tujuan.

B. Pengertian Pimpinan Sekretaris Kantor

            Seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, diangkat dan digaji oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan

C. Tugas-tugas Sekretaris Pimpinan Kantor

1. Mengonsep surat
2. Menggandakan warkat
3. Mengatur pengantaran surat
4. Memproses surat  masuk dan surat keluar
5. Menyusun, menyimpan dan memelihara arsip
6. Mengatur pertemuan
7. Menyiapkan bahan laporan
8. Melayani peminjaman surat
9. Menyusun jadwal kerja pimpinan

Pengertian manajemen perkantoran

a. Menurut Edwin Robinson manajemen perkantoran yaitu berkenaan dengan pengarahan dan pengendalian atau pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.

b.  Menurut George Terry bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian atau pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditentukan.

      Pengertian tersebut memberi kejelasan bahwa dalam suatu organisasi aktivitas manajemen perkantoran meliputi seluruh aktivitas dalam organisasi, yang meliputi seluruh fungsi yang ada, ruang geraknya dibatasi pada penyelenggaraan perkantoran.

c. Jadi, manajemen perkantoran adalah lebih difokuskan pada penyelenggaraan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian atau pengawasan kegiatan kantor, bukan organisasi secara keseluruhan.